高倉健さんではないのですが「自分…不器用なんで…」と言いたくなるほど文章力がありません。しかし世の中は残酷でスキルよりもアピール力が優先されることが多々あります。嘆いていても仕方ありませんので、こちらも文明の力を使わさせていただきます。ChatGPTを使って上司に自分の仕事内容を上手にアピールしたいと思います。これでお給料アップだ！
報告書を作成する！
プロジェクトで一番苦手なのは報告書の作成です。5W1Hを使ってプロジェクトの作業内容を記載します。それだけでなく何が問題でどのように改善され会社に貢献できたかなどをアピールしながら書かなければなりません。考えただけでも嫌になります。では早速ChatGPTさんお願いいたします！
XXX(以前利用のメールサーバー)からMicrosoft365へメールサーバーを移行しました。XXX人以上のメール移行を無事に終えました。綿密な準備など大変な労力を使用しましたが、上司にうまく伝わっていません。どれほど大変なプロジェクトであるか上司にわかりやすく説明できる文書を作成してください。
その答えは？？
件名: Microsoft 365へのメールサーバー移行プロジェクトに関する報告書 尊敬する上司様、 私たちは最近、XXX(以前利用のメールサーバー)からMicrosoft 365へのメールサーバーの移行プロジェクトを成功裏に完了しました。このプロジェクトでは、XXX人以上のユーザーのメール移行を行いました。本報告書は、このプロジェクトがいかに大変なものであり、どのような準備と労力が投入されたかをわかりやすく説明するためのものです。
「尊敬する上司様」とは…一度も使ったことのない敬語(?)が現れました。
「このプロジェクトがいかに大変なものであり…」ってアピール過ぎません？ど直球投げ過ぎてません？隠していた魂胆が見え見えになりませんか？
1. プロジェクトの背景と目的 メールサーバーの移行は、XXX(以前利用のメールサーバー)の業務において重要な一環でした。現行のシステムでは機能の制約があり、セキュリティや生産性の向上が求められていました。Microsoft 365はこれらの課題を解決する包括的なソリューションとして選ばれました。本プロジェクトの主な目的は、ユーザーのメールデータを安全かつ円滑に移行し、Microsoft 365の利点を最大限に活用することでした。 2.プロジェクトの綿密な準備 このプロジェクトの成功のためには、綿密な準備が欠かせませんでした。以下に、主な取り組みを示します。 メールデータの分析と整理: 移行前に、ユーザーのメールボックスを分析し、不要なデータを削除しました。また、フォルダーの整理やアーカイブ設定の見直しも行いました。 移行計画の策定: 移行の手順やスケジュールを詳細に計画しました。特に、ビジネス活動への影響を最小限に抑えるために、適切なタイミングを選択しました。 テストとトライアル: 実際の移行作業に先立ち、小規模なテストとトライアルを実施しました。これにより、潜在的な問題や障害を事前に特定し、修正することができました。 3.実際の移行作業 移行作業は段階的に行われました。以下に、主な作業内容を示します。 ・メールデータのエクスポート: 現行のメールサーバーからユーザーのメールデータをエクスポートしました。これには、メール本文、添付ファイル、フォルダー構造などが含まれています。 ・Microsoft 365へのインポートと設定: エクスポートしたメールデータをMicrosoft 365にインポートし、必要な設定を行いました。これには、ユーザーアカウントの作成、アクセス権の設定、共有メールボックスの作成などが含まれています。 ・ユーザーのトレーニングとサポート: 移行後のユーザーは新しいシステムに慣れる必要があります。私たちはユーザートレーニングセッションを実施し、必要なサポートを提供しました。これにより、生産性の低下を最小限に抑えることができました。 4.今後の展望 ・モニタリングとメンテナンス: Microsoft 365の運用状況を定期的にモニタリングし、必要なメンテナンスやアップデートを実施します。これにより、システムの安定性とパフォーマンスを確保し続けることができます。 ・追加機能の活用: Microsoft 365にはさまざまな追加機能があります。私たちはこれらの機能を積極的に活用し、XXX(以前利用のメールサーバー)の業務効率化やコラボレーションの向上に貢献していきます。 サポートとトレーニングの継続: 移行後のユーザーに対して、引き続きサポートやトレーニングを提供します。新しい機能やベストプラクティスの共有を通じて、ユーザーのスキルと理解を向上させます。 ・フィードバックの収集と改善: ユーザーからのフィードバックを積極的に収集し、システムの改善点を特定します。私たちはユーザーの声に耳を傾け、より使いやすい環境を提供するために努力します。
おおお！素晴らし！なんとなくぼやっとしていた作業内容が次々と言語化されていきます。ボキャ貧のため思いつかないワードもサクサク出てきてます。しかも「この作業内容ここまで詳細にやってないような…」と思えるものまで記載してくれています。
最後にChatGPTからのアドバイスがありました。
上記のポイントを通じて、Microsoft 365へのメールサーバー移行プロジェクトの成功と利益を上司に伝えることができると思います。このプロジェクトにおける私たちの綿密な準備と努力を強調し、セキュリティの向上、生産性の向上、可用性と信頼性の向上など、具体的な利点を明確に説明することが重要です。また、今後の展望についても、システムのモニタリングとメンテナンス、追加機能の活用、サポートとトレーニングの継続、フィードバックの収集と改善に言及することで、プロジェクトの長期的な成功と持続可能性を示せるでしょう。
ふむふむ。強調すべき点をわかりやすく解説してくれています。これで報告書は完成しました。提出いたします。
例えを使ってさらにわかりやすくする！
プロジェクトがどれほど大変だったかを説明したいのですが、上司がIT詳しくない人のため、そんな上司にでもわかりやすく大変さをアピールしたいと思います。そのための手法が「例えを使う」です。
欧米人は話の中でよく例えを使います。ChatGPTも欧米生まれ欧米育ち例え使う人は大体友達だと思うのでこれもChatGPTさんの力を借りたいと思います。助けて、ChatGPTさーん！
メールサーバー移管という難しいプロジェクトを成し遂げたことをITに詳しくない上司にわかりやすく説明したいです。なにかプロジェクトを別のことに例えることはできますか？
答えをどうぞ！
もちろんです。メールサーバー移管のプロジェクトを説明するために、以下の例え話を使うことができます。 「現実世界でオフィスを移転する必要があると想像してください。現在のオフィスはスペースが限られており、古いセキュリティシステムや信頼性の低い設備があります。一方、新しいオフィスはより広いスペースを提供し、最新のセキュリティ対策と信頼性の高い電力供給があります。新しいオフィスへの移転には計画、調整、実行が必要です。 まず、要件を満たす新しいオフィスの場所を特定し、適切かどうかを確認するために徹底的な検査を行います。これは、より優れた機能とセキュリティを提供する新しいメールサーバーの選択に似ています。 次に、引越しプロセスを計画します。自分の持ち物を梱包し、輸送手段を手配し、新しいオフィスのインフラを設置します。メールサーバーの移行の場合、データのバックアップ、新しいサーバーの設定、移行の準備を行うことが含まれます。 移転中には、壊れやすいアイテムの安全な輸送や予期しない問題の対処など、いくつかの課題が発生するかもしれません。同様に、メールサーバーの移行中にはデータの損失リスクや一時的なメールサービスの中断の可能性があります。だからこそ、確認作業とトラブルシューティングは、中断を最小限に抑えるために重要です。 移転が完了すると、あなたとチームは新しいオフィスの利点を享受することができます。より広いスペース、向上したセキュリティ機能、信頼性の高い設備などです。同様に、メールサーバーの移行後、従業員はメールの保存容量が増え、セキュリティ機能が向上し、コミュニケーションの信頼性が向上します。 全体として、メールサーバーの移行プロジェクトは新しいオフィスへの移転に似ています。計画、実行、課題の克服が必要であり、より良いコミュニケーション環境を提供するために行われます。」
なるほどー！メールサーバー移管を引越しに例えるわけですね。これ使えますね。いただきます！
まとめ
これで本当に文章作成を考える必要がなくなりました。すごいです。私レベルではこれで十分です。文章力のプロからすると物足りないかもしれませんが、私はお腹いっぱいです。今まで悩んで悩んで書いてみたものの大した文章力もないのでアピール力の乏しい報告書でしたが、これで一気に盛り返せそうです。というかいきなりこんな文章で報告書出したらAI使ったなって疑われそうな気がします。
文章力が乏しいという私と同じ悩みを抱えておられる皆さん、朗報です。ChatGPTさんに代筆してもらいましょう！
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